E-Mailflut und Videokonferenz-Marathon sind keine Perspektive

Erinnern Sie sich, als Home-Office zunächst als Notfall-Reaktion eingeführt wurde und sich Verunsicherung und Frust breit machte? Nach kurzer Zeit entdeckten Unternehmen und Mitarbeiter jedoch die Vorzüge der Home-Office-Arbeit und mit zunehmender Routine wurde Videokonferenz als neuer Hype und für manche als Indiz der Digitalisierung gefeiert.

Einige Monate später haben Videokonferenz-Marathons den gleichen Stellenwert wie E-Mails. Home-Office Mitarbeiter fühlen sich trotz Vernetzung vereinsamt, Teams entfremden sich und die gemeinsame Vision gerät zunehmend in den Hintergrund. Die täglichen Routinen und Verwaltungsherausforderungen lassen immer weniger Raum für die Entwicklung neuer Ideen und Innovationen.

Zurück ins Büro - kann das die Lösung sein?

​Zukunftsforscher sind sich uneins, ob denn der bisherige Impuls veränderter Arbeitsbedingungen ausreicht, um ein Umdenken einzuläuten und tatsächliche, nachhaltige Digitalisierungen der Kommunikation und Kollaboration zu initiieren.

Sicher ist nur, dass 60 Prozent der Mitarbeiter in engen Timings und unhaltbaren Deadlines echte Gründe für die Flucht zu einem anderen Arbeitgeber sehen. (Talents & Trends Befragung n=1000 Teilnehmer)

Auf der anderen Seite zeigt eine kununu Analyse basierend auf 55.360 Suchanfragen, welche Angebote die größte Relevanz für Jobsuchende haben. Auf den vordersten Plätzen: flexible Arbeitszeiten (51 %), gefolgt von Home-Office (33 %).

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Kommunikations- und Kollaborationskonzepte in eine Zukunftslösung weiterzuentwickeln. 

Drei Aspekte sind für eine nachhaltige Weiterentwicklung essentiell:

​New modern Work ist mehr als 'nur' die Einführung einer (weiteren) Softwarelösung und deren ausfallsichere Bereitstellung!

Auf folgende Punkte sollten Sie bei einer New Modern Work Implementierung achten:

• Bestandsaufnahme - Erfahrungen und Wünsche
  Betrachten Sie zunächst die gemachten Erfahrungen mit den begonnenen digitalen Formen der vernetzten, heterogenen Zusammenarbeit. Was ist gut gelaufen? Was brauchte Anlaufschwierigkeiten? Wie hat sie die Stimmung / Motivation verändert (Mitarbeiter und Entscheider)? Was wünschen sich die Mitarbeiter bzw. Entscheider? Gibt es unterschiedliche Wünsche aus den Abteilungen bzw. Standorten? Was sind die Erwartungen für die Zukunft (kurz und mittelfristig)? Was wären Wünsche und Erwartungen, wenn Zeit, Geld und Ressourcen keine Rolle spielen würden?
  Denken Sie daran, ein Format zu finden, das ihnen ein möglichst offenes und objektives Bild zeichnet (anonyme Umfragen, extrene Berater, ...).
• Vision, Strategie und Ziele definieren und verfeinern
  Ziele der neuen Kommunikations- und Kollaborationslösung werden vom TOP Management (strategisch) vorgegeben. Sie sollten in jedem Fall durch die nachgelagerten Ebenen verfeinert werden. Das erhöht die Identifikation. Business Coaching leistet hier wertvolle Dienste.
  Die Ziele sind in einer nachvollziehbaren und erstrebenswerten Strategie und einer gemeinsamen Vision eingebunden. Sie geben der Arbeit Sinn!
• Vorbildfunktion der Entscheider
  Entscheider sind als Führungskraft (Leader) gefragt und nicht als Manager. Sie sollten in jedem Fall auch durch ihr tägliches Handeln und Veralten zeigen, dass sie vor der neuen Lösung stehen und die neue Welt vorleben.
• Vernetzung menschlich und technisch
  Mit der technischen Lösung ist auch eine menschlich, soziale Komponente unabdingbar. Unterstützen Sie ausdrücklich Communities, die sich auch mit privaten Themen ihrer Mitarbeiter befassen (sportliche Aktivitäten, Flohmarkt, User helfen User, Was ich empfehlen kann ...., Rezepte, ....). Regelmäßige Small Talk Videokonferenzen für alle, die das mögen.
• Videokonferenzkultur etablieren
  Gemeinsam erarbeitet, dokumentiert und dann auch eingefordert im täglichen Business (Pünktlichkeit, Agenda, Kamera, Mute-Schaltung, Redezeiten, Timekeeper, Dokumentation, Rituale, Dos and Don`ts...). 
  
• Transparenz anstelle Dokumentenzentrierung
  Suchen Sie nach Wegen, Dokumente als eine Art Meilenstein in einem Kommunikations- und Kollaborationsprozess zu verstehen.
  Für den laufenden Prozess der Kommunikation und Kollaboration sind folgende Lösungen hilfreicher: Activity-Streams, Wikis, Blogs, Postings, Vernetzung und Tagging.​ Die stellen Transparenz, Nachvollziehbarkeit sowie Wissens-, bzw. Erfahrungsmanagement auf einer zentralen Plattform nahezu automatisch sicher (DIGITAL OFFICE) 
  Die Informationen in einem Dokument gehen zu oft im Urwald der Verzeichnisstrukturen und Ablagesysteme unter. Zudem dokumentieren sie in der Regel nicht den Prozess der zu ihrer Entstehung erforderlich war und der dabei gemachten Erfahrungen. Wissen und Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen zu Grunde liegenden Informationen gehen verloren. 
• Konsolidierung der genutzten Apps
  Ein Erfolgsfaktor einer DIGITAL OFFICE Plattform ist die zentrale Plattform, die über Webtechnologie überall und auf allen gängigen Devices nutzbar ist.
  Dokumentieren Sie in einer IST-Analyse alle (wesentlichen) Apps, die für die interne und externe Kommunikation und Kollaboration genutzt werden.
  Mit einer gut ausgewählten DIGITAL OFFICE Lösung können sie diese Apps substituieren und einen zusätzlichen Mehrwert durch die neue DIGITAL OFFICE Lösung anbieten.
  Wichtig ist auch zu überlegen, welche Kommunikations- und Kollaborations-Anwendungen beibehalten und deshalb in die neue DIGITAL OFFICE Lösung integriert werden müssen. Das könnte zum Beispiel die Videokonferenzlösung sein oder Teams von Microsoft,, ... .
• ...

Ganz einfach, JETZT!

1. Starten Sie mit der Bestandsaufnahme und Zielfestlegung
2. Beschreiben Sie das erwartete Ergebnis der neuen Kommunikations- und Kollaborationslösung
3. Wählen Sie die passende DIGITAL OFFICE Lösung aus und nutzen Sie Testphasen zu genauen Evaluierung
4. Denken Sie daran alle drei oben genannter Aspekte zu berücksichtigen - das ist erfolgskritisch! (DIGITAL OFFICE und REDO) 
   
5. Entwickeln Sie einen Stufenplan für die Implementierung (Punkt 4). Beginnend mit den Use Cases, die den höchsten Nutzen / Erfolg versprechen
6. Bauen sie vom ersten Tag an eine Community von Core Usern auf, die später als 'primus inter pares' den Roll Out und langfristigen Erfolg sichern
7. Denken und leben Sie Ihre Vorbildfunktion in Sachen New Modern Work
8. führen Sie eine authentische Feedbackkultur mit dem New Modern Work Konzept ein

Wir leben und lieben New Modern Work! Gerne stehen wie Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. 

Senden Sie Ihre Fragen gerne per E-Mail oder direkt über unser Kontaktformular.

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Telefon Büro: +49.9197.6977-37
Mobil: +49176.55011830 

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